Mala praksa nosi veliku papirologiju
Stomatološka ordinacija, ordinacija estetske medicine ili mala poliklinika ima istu papirologiju kao i velika ustanova, a tek dio ljudi da je obavi. Anamneza mora biti ažurna prije tretmana. Privole se moraju potpisati za zahvate koji ih traže. Recepcija mora voditi raspored bez čitanja kliničkih bilješki. A kad netko pita tko je promijenio zapis, mora postojati odgovor.
F9.contact sve to stavlja na jednu karticu po klijentu, ispunjenu prije dolaska, s pristupom koji ovisi o ulozi.
Anamneza prije nego što pacijent stigne
F9 dolazi s gotovim upitnicima u kratkoj, srednjoj i dugoj verziji, na hrvatskom i engleskom. Za praksu su najvažniji:
- Opća stomatologija — antikoagulansi i drugi lijekovi, srčani rizik, alergije na lokalni anestetik i povijest koju stomatolog treba prije zahvata.
- Estetski injekcijski tretmani — kontraindikacije za filere i tretmane botulinum toksinom.
- IPL i laser, microblading i trajna šminka, masaža i drugi, za prakse koje ih nude.
Svaki je predložak polazište. Promijenite pitanja i tekst pa objavite svoju verziju. Odgovori mogu biti slobodan tekst, odabir jedne ili više ponuđenih opcija, da ili ne, datum ili priložena fotografija.
Recepcija šalje jednokratnu poveznicu i pacijent odgovara na svojem mobitelu prije termina. Poveznica vrijedi 72 sata i samo jednom. Sami birate koliko se često svaki upitnik ispunjava iznova, u razmaku od mjesec dana do pet godina ili samo jednom, a najnoviji odgovori zamjenjuju prethodne. Upitnik može zadržati rezervaciju, pa termin nije potvrđen dok u evidenciji nema važećeg odgovora. Može i samo prikazati upozorenje kad je dovoljan blaži podsjetnik.
Privole potpisane na mobitelu pacijenta
Obrasci privola imaju verzije, pripremaju se na hrvatskom i engleskom i najprije nastaju kao nacrt, a objavljuju se kad su spremni. F9 unaprijed priprema polazne predloške za estetsku medicinu, IPL i laser te microblading i trajnu šminku. To su nacrti koje treba prepisati, a ne pravni tekst spreman za upotrebu. Možete napisati i bilo koju drugu privolu koju vaša praksa koristi. Pacijent potpisuje na svojem mobitelu upisom imena i izričitim pristankom. Zapis se zapečati zajedno s točnim tekstom, vremenom i podacima o uređaju. Ako se išta poslije izmijeni, pečat više ne odgovara. Potpisani PDF uvijek možete preuzeti.
Kad je privola povezana sa zahvatom, rezervacija tog zahvata ne može se potvrditi dok u evidenciji nema važećeg potpisa.
Jedna kartica po klijentu
Svaki posjet, upitnik, privola i bilješka nalaze se na jednoj kartici. Alergije se na svakoj rezervaciji tog klijenta prikazuju kao jasno upozorenje, pa ih vidi svatko tko otvori termin. Djelatnici mogu voditi privatne bilješke vidljive samo timu, a fotografije prije i poslije stoje uz posjet kojem pripadaju, u privatnoj pohrani u EU, i otvaraju se samo kroz poveznice koje istječu. Testovi na koži bilježe se s rezultatom i rokom valjanosti i čuvaju se i kad pacijent prestane dolaziti.
Svatko vidi samo ono što treba
I mala praksa ima različite poslove. U F9 sami slažete uloge za recepciju, djelatnike i voditelje, pa recepcija može rezervirati, pomicati i otkazivati termine bez uvida u bilješke o tretmanima. Zajednički tablet na recepciji može stajati iza PIN-a, pa se svatko prijavljuje svojim kodom i svaki je postupak pripisan pravoj osobi. Zapis izmjena bilježi tko je što i kada promijenio.
Kontrolni termini i raspored koji drži
Liječenje često znači niz posjeta: konzultacije, zahvat, kontrolu. Djelatnici rezerviraju ponavljajući niz (tjedno, svaka dva tjedna ili mjesečno) i cijeli ga mogu otkazati odjednom ako se plan promijeni. Ako traženi termin nije slobodan, djelatnici mogu pregledati nekoliko dana i odabrati prvi slobodan.
Svaki djelatnik ima svoje smjene, pauze i odsutnosti. Ako imate više lokacija, svaka ima svoj tim i kalendar. Praznici i neradni dani postavljaju se za cijelu praksu ili za jednu lokaciju. Kalendar se sam osvježi u sekundu-dvije kad se termin bilo gdje rezervira ili pomakne, pa recepcija i djelatnici uvijek gledaju isti dan. Pacijenti dobivaju e-poruku s potvrdom i podsjetnik otprilike dan unaprijed, koji pacijent može isključiti za vašu praksu.
Pacijenti koji se radije sami naručuju mogu koristiti vašu stranicu za rezervacije ili gumb „Rezerviraj” na vašoj web-stranici. Rezervacija gosta samo je zahtjev dok pacijent ne potvrdi svoju adresu e-pošte, pa izmišljene rezervacije nikad ne oduzimaju vrijeme djelatnicima.
Potrošni materijal, praćen po seriji
Praksa koristi potrošni materijal kojem istječe rok i koji ponekad treba moći slijediti: karpule anestetika, filere, jednokratne setove. F9 može pratiti serije i rokove trajanja. Prvo izdaje seriju kojoj rok najprije istječe i prikazuje izvješće o skorom isteku. Recept usluge skida materijal koji zahvat troši kad se plati, a upozorenja o niskoj zalihi javljaju što treba naručiti, uz dobavljače i narudžbenice na istom mjestu. Početne jedinice uključuju ml, mg, komade i kutije.
Zaštita podataka ugrađena, a ne dodana
Zdravstveni podaci najosjetljiviji su podaci koje posao može imati. F9 podatke klijenata šifrira ključem koji pripada samo vašoj praksi i čuva ih u EU. Pacijenti svoje podatke mogu sami preuzeti ili izbrisati iz svojeg portala. Kad pacijent zatraži da bude zaboravljen, njegov se identitet briše nakon 30-dnevnog roka za predomišljanje, a evidencija o tretmanima ostaje prema vašoj politici čuvanja, pa praksa zadrži povijest koju mora zadržati. Brisanje nikad ne dira financijske dokumente.
Naplata i fiskalni računi (Pro+)
Na paketu Pro+ svaka se prodaja automatski fiskalizira kod Porezne uprave. Račun nosi JIR, ZKI i QR kod koji se može skenirati; potreban je vaš FINA certifikat. Stornirana prodaja dobiva pravilan storno račun umjesto obrisanog izvornika, a dnevnik blagajne i zatvaranje dana su uključeni.
Izvješća i postavljanje
Izvješća pokrivaju prihod po usluzi, djelatniku i lokaciji, broj rezervacija i najprometnije sate, zadržavanje pacijenata i iskorištenost svakog djelatnika, uz CSV izvoz. Čarobnjak za postavljanje unaprijed popunjava početni cjenik (konzultacije, tretman, kontrola) koji preimenujete i kojem odredite cijene, pa praksa prvu rezervaciju može primiti već na dan prijave.