Ugovor o obradi podataka

1. Uloge

Ovaj se ugovor sklapa između poslovnog korisnika („Voditelj obrade") i F9.contact („Izvršitelj obrade"). Voditelj obrade određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka vlastitih klijenata i djelatnika; Izvršitelj obrade obrađuje te osobne podatke isključivo prema dokumentiranim uputama Voditelja obrade, kako je utvrđeno ovim ugovorom i konfiguracijom platforme.

2. Predmet i trajanje

Izvršitelj obrade obrađuje osobne podatke u ime Voditelja obrade tijekom trajanja pretplate i svakog razdoblja zadržavanja podataka nakon prestanka, isključivo radi pružanja usluge F9.contact.

3. Priroda i svrha obrade

Obrada obuhvaća pohranu, organizaciju, dohvaćanje, prijenos i brisanje osobnih podataka putem značajki za rezervacije, evidenciju klijenata, raspoređivanje, prodajno mjesto i usklađenost.

4. Kategorije podataka i ispitanika

• Ispitanici: klijenti, djelatnici i radnici Voditelja obrade.
• Kategorije: kontaktni podaci, povijest termina i transakcija, preferencije, neobvezne profilne fotografije te, ako Voditelj obrade koristi kliničke značajke, odgovori iz upitnika za prijem koji mogu uključivati posebne kategorije zdravstvenih podataka.

5. Obveze voditelja i izvršitelja obrade

Voditelj obrade odgovoran je za zakonitost podataka koje unosi i za postojanje valjane pravne osnove za obradu. Izvršitelj obrade obrađivat će podatke isključivo prema dokumentiranim uputama, osigurati da osobe ovlaštene za obradu budu obvezane povjerljivošću te pomagati Voditelju obrade u ispunjavanju njegovih obveza prema čl. 32. do 36.

6. Tehničke i organizacijske mjere (čl. 32.)

Izvršitelj obrade provodi mjere primjerene riziku, uključujući:

• Enveloping enkripciju AES-256-GCM osobnih podataka u mirovanju, pri čemu je svaki zapis zaštićen vlastitim ključem za šifriranje podataka (Data Encryption Key) koji je omotan ključem za šifriranje ključeva (Key Encryption Key).
• Trorazinsku hijerarhiju ključeva koja izolira poslovno-kontaktne podatke te podatke djelatnika i klijenata pod zasebnim ključevima, tako da je ključ za podatke klijenata neovisan o ključevima koji se koriste za podatke na razini poslovnog korisnika.
• Pretraživanje pomoću ključem generiranog sažetka (keyed-hash) za pretražive identifikatore poput e-pošte, tako da se adresa e-pošte nikada ne pohranjuje u otvorenom obliku.
• Izolaciju podataka po poslovnom subjektu, EU-suvereni smještaj podataka, evidentiranje pristupa zapisom samo s dodavanjem (append-only) te potpisane vremenski ograničene URL-ove za medijske sadržaje.

Pravila privatnosti bilježe dvije namjerne iznimke koje se odnose na klijente poslovnog korisnika, a ovaj ih ugovor bilježi jednako. Datum rođenja klijenta, kada ga Voditelj obrade zabilježi, pohranjuje se nešifriran u zasebnoj tablici, jer je jedina svrha datuma rođenja da se po njemu pretražuje, uspoređuje i razvrstava — što šifrirane vrijednosti ne dopuštaju; to je jedini podatak o samom klijentu koji se tako čuva, a podliježe istim kontrolama pristupa i EU-suverenom smještaju kao i svaki drugi zapis. Nadalje, operativne evidencije Voditelja obrade o njegovim klijentima — primjerice kada je klijent zadnji put bio ili koje usluge i kojeg djelatnika preferira — obične su poslovne evidencije koje se čuvaju u otvorenom obliku kao evidencije Voditelja obrade; one nisu dio šifriranog zapisa o klijentu.

Još jedna iznimka odnosi se na djelatnike Voditelja obrade. Javni profil djelatnika — prikazno ime, koje platforma pri unosu djelatnika popunjava njegovim imenom ako Voditelj obrade ne odredi drugo, kratki opis i fotografija — postoji zato da bude prikazan na javnoj stranici za rezervacije Voditelja obrade te se stoga, kada je unesen, pohranjuje nešifriran, neovisno o tome prikazuje li Voditelj obrade tog djelatnika trenutačno na toj stranici. Ime i prezime, adresa e-pošte i telefonski broj djelatnika ostaju pod gore opisanom enkripcijom.

7. Podizvršitelji obrade

Izvršitelj obrade može angažirati podizvršitelje obrade za infrastrukturu, pohranu, isporuku e-pošte i obradu plaćanja. Podizvršitelji obrade obvezani su jednakovrijednim obvezama zaštite podataka i odabiru se prema kriteriju smještaja podataka unutar EU-a kada su uključeni osobni podaci. Izvršitelj obrade vodi ažurni popis podizvršitelja obrade te će obavijestiti Voditelja obrade o namjeravanim izmjenama, pružajući Voditelju obrade priliku da im prigovori.

8. Pomoć pri ostvarivanju prava ispitanika

Platforma pruža alate za samostalno korištenje koji pomažu Voditelju obrade u ispunjavanju zahtjeva ispitanika, uključujući pravo na prenosivost podataka (čl. 20.) putem asinkronih izvoznih arhiva i pravo na brisanje (čl. 17.) putem kriptografskog uništavanja odgovarajućeg ključa za šifriranje podataka (Data Encryption Key), pri čemu se nešifrirani datum rođenja u istom postupku briše izravno.

9. Povrede osobnih podataka

Izvršitelj obrade obavijestit će Voditelja obrade bez nepotrebne odgode nakon što sazna za povredu osobnih podataka koja utječe na podatke Voditelja obrade te će pružiti informacije koje su Voditelju obrade potrebne za ispunjavanje vlastitih obveza obavješćivanja.

10. Vraćanje i brisanje

Po prestanku, i podložno zakonskim obvezama zadržavanja podataka poput hrvatskog zakonodavstva o fiskalnim evidencijama, Izvršitelj obrade izbrisat će osobne podatke putem postupka zadržavanja platforme. Brisanje se provodi kriptografski: odgovarajući ključ za šifriranje podataka (Data Encryption Key) se uništava, čime osobni podaci postaju nepovratni, dok se zakonski obvezni strukturni zapisi čuvaju bez čitljivog osobnog sadržaja. S podacima koji se namjerno čuvaju nešifrirani postupa se ovako: datum rođenja briše se izravno u istom postupku, s istim učinkom za ispitanika; operativne evidencije Voditelja obrade o klijentu nisu dio brisanja te se uklanjaju postupkom zadržavanja platforme opisanim u ovom odjeljku, a ne uništavanjem ključa; javni profil djelatnika (vidi odjeljak 6.) briše se izravno u istom postupku u kojem se uništava ključ.

11. Revizije

Izvršitelj obrade stavit će na raspolaganje informacije potrebne za dokazivanje usklađenosti s ovim ugovorom i doprinijet će revizijama koje provodi Voditelj obrade ili revizor kojeg je Voditelj obrade ovlastio, podložno razumnim mjerama zaštite povjerljivosti i sigurnosti.

12. Učinak

Ovaj ugovor čini sastavni dio Uvjeta korištenja. U slučaju nesuglasja u pitanjima zaštite podataka, ovaj ugovor ima prednost.