Ugovor o obradi podataka

1. Uloge

Ovaj se ugovor sklapa između poslovnog korisnika („Voditelj obrade") i F9.contact („Izvršitelj obrade"). Voditelj obrade određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka vlastitih klijenata i djelatnika; Izvršitelj obrade obrađuje te osobne podatke isključivo prema dokumentiranim uputama Voditelja obrade, kako je utvrđeno ovim ugovorom i konfiguracijom platforme.

2. Predmet i trajanje

Izvršitelj obrade obrađuje osobne podatke u ime Voditelja obrade tijekom trajanja pretplate i svakog razdoblja zadržavanja podataka nakon prestanka, isključivo radi pružanja usluge F9.contact.

3. Priroda i svrha obrade

Obrada obuhvaća pohranu, organizaciju, dohvaćanje, prijenos i brisanje osobnih podataka putem značajki za rezervacije, evidenciju klijenata, raspoređivanje, prodajno mjesto i usklađenost.

4. Kategorije podataka i ispitanika

• Ispitanici: klijenti, djelatnici i radnici Voditelja obrade.
• Kategorije: kontaktni podaci, povijest termina i transakcija, preferencije, neobvezne profilne fotografije te, ako Voditelj obrade koristi kliničke značajke, odgovori iz upitnika za prijem koji mogu uključivati posebne kategorije zdravstvenih podataka.

5. Obveze voditelja i izvršitelja obrade

Voditelj obrade odgovoran je za zakonitost podataka koje unosi i za postojanje valjane pravne osnove za obradu. Izvršitelj obrade obrađivat će podatke isključivo prema dokumentiranim uputama, osigurati da osobe ovlaštene za obradu budu obvezane povjerljivošću te pomagati Voditelju obrade u ispunjavanju njegovih obveza prema čl. 32. do 36.

6. Tehničke i organizacijske mjere (čl. 32.)

Izvršitelj obrade provodi mjere primjerene riziku, uključujući:

• Šifriranje pohranjenih osobnih podataka (AES-256-GCM): svaki je zapis zaključan vlastitim ključem, a taj je ključ zaključan glavnim ključem.
• Zasebne glavne ključeve za kontaktne podatke poslovnih subjekata, za djelatnike svakog poslovnog subjekta i njegove vlastite evidencije o klijentima te za vlastite račune klijenata, tako da je ključ kojim je zaštićen račun klijenta neovisan o ključevima kojima su zaštićeni vlastiti podaci svakog poslovnog subjekta.
• Pretraživanje po otisku: podaci po kojima se zapis pronalazi, poput adrese e-pošte, traže se putem jednosmjernog otiska izrađenog tajnim ključem, tako da se adresa e-pošte nikada ne pohranjuje u čitljivom obliku.
• Odvajanje podataka svakog poslovnog subjekta od podataka svih ostalih, EU-suvereni smještaj podataka, evidenciju pristupa podacima u koju se zapisi mogu samo dodavati, a nikada mijenjati, te poveznice na medijske sadržaje koje se ne mogu krivotvoriti i koje prestaju vrijediti nakon kratkog vremena.

Pravila privatnosti bilježe dvije namjerne iznimke koje se odnose na klijente poslovnog korisnika, a ovaj ih ugovor bilježi jednako. Datum rođenja klijenta, kada ga Voditelj obrade zabilježi, pohranjuje se nešifriran, odvojeno od ostatka zapisa, jer je jedina svrha datuma rođenja da se po njemu pretražuje, uspoređuje i razvrstava — što šifrirane vrijednosti ne dopuštaju; to je jedini podatak o samom klijentu koji se tako čuva, a podliježe istim kontrolama pristupa i EU-suverenom smještaju kao i svaki drugi zapis. Nadalje, operativne evidencije Voditelja obrade o njegovim klijentima — primjerice kada je klijent zadnji put bio ili koje usluge i kojeg djelatnika preferira — obične su poslovne evidencije koje se čuvaju nešifrirane kao evidencije Voditelja obrade; one nisu dio šifriranog zapisa o klijentu.

Još jedna iznimka odnosi se na djelatnike Voditelja obrade. Javni profil djelatnika — prikazno ime, koje platforma pri unosu djelatnika popunjava njegovim imenom ako Voditelj obrade ne odredi drugo, kratki opis i fotografija — postoji zato da bude prikazan na javnoj stranici za rezervacije Voditelja obrade te se stoga, kada je unesen, pohranjuje nešifriran, neovisno o tome prikazuje li Voditelj obrade tog djelatnika trenutačno na toj stranici. Ime i prezime, adresa e-pošte i telefonski broj djelatnika ostaju pod gore opisanom enkripcijom.

7. Podizvršitelji obrade

Voditelj obrade daje Izvršitelju obrade opće odobrenje za angažiranje podizvršitelja obrade. Podizvršitelji obrade angažirani na dan ove verzije navedeni su u Prilogu 1. Svaki je obvezan pisanim ugovorom koji mu nameće obveze zaštite podataka jednakovrijedne onima iz ovog ugovora, a odabire se prema kriteriju smještaja podataka unutar EU-a kada su uključeni osobni podaci. Izvršitelj obrade ostaje odgovoran Voditelju obrade za izvršavanje obveza svakog podizvršitelja obrade.

Izvršitelj obrade obavijestit će Voditelja obrade o svakom namjeravanom dodavanju ili zamjeni podizvršitelja obrade prije nego što izmjena stupi na snagu, objavom nove verzije ovog ugovora s ažuriranim Prilogom 1 i obavijesti Voditelju obrade e-poštom, pružajući Voditelju obrade priliku da izmjeni prigovori.

8. Pomoć pri ostvarivanju prava ispitanika

Platforma pruža alate za samostalno korištenje koji pomažu Voditelju obrade u ispunjavanju zahtjeva ispitanika, uključujući pravo na prenosivost podataka (čl. 20.) putem izvoznih arhiva koje se pripremaju u pozadini te pravo na brisanje (čl. 17.) uništavanjem ključa kojim su podaci zaključani (kriptografsko brisanje). Kada klijent zatvori svoj račun, ključ kojim su zaključani ime, kontaktni podaci i fotografija pohranjeni na njegovu računu uništava se 30 dana nakon što klijent potvrdi zatvaranje, a nešifrirani datum rođenja u istom se postupku briše izravno. Vlastita evidencija Voditelja obrade o tom klijentu, primjerice njegove bilješke i alergije koje je zabilježio, zadržava se, zaključana vlastitim ključem Voditelja obrade, jer je to evidencija Voditelja obrade; brišu se samo bilješka Voditelja obrade o tome kako je klijent za njega saznao i klijentovi odabiri obavijesti. Kada Voditelj obrade obriše klijenta sa svog popisa klijenata, klijent se odmah skriva, a 365 dana nakon toga uništava se ključ kojim su zaključane bilješke i alergije Voditelja obrade o tom klijentu.

9. Povrede osobnih podataka

Izvršitelj obrade obavijestit će Voditelja obrade bez nepotrebne odgode nakon što sazna za povredu osobnih podataka koja utječe na podatke Voditelja obrade te će pružiti informacije koje su Voditelju obrade potrebne za ispunjavanje vlastitih obveza obavješćivanja.

10. Vraćanje i brisanje

Po prestanku, i podložno zakonskim obvezama zadržavanja podataka poput hrvatskog zakonodavstva o fiskalnim evidencijama, Izvršitelj obrade izbrisat će osobne podatke putem postupka zadržavanja platforme. Brisanje je kriptografsko: nakon prestanka, u pravilu po isteku razdoblja mirovanja, uništava se glavni ključ Voditelja obrade, pa se svi osobni podaci zaključani tim ključem — podaci djelatnika Voditelja obrade, njegove rezervacije i njegove evidencije o klijentima — više nikada ne mogu pročitati, a zajedno s njim uništava se i ključ podataka kontaktne osobe Voditelja obrade. Zapisi koje zakon nalaže čuvati, primjerice računi, čuvaju se onoliko dugo koliko zakon propisuje, s podacima koje zakon za njih zahtijeva. S podacima koji se namjerno čuvaju nešifrirani postupa se ovako: datum rođenja briše se izravno u istom postupku, s istim učinkom za ispitanika; operativne evidencije Voditelja obrade o klijentu nisu dio brisanja te se uklanjaju postupkom zadržavanja platforme opisanim u ovom odjeljku, a ne uništavanjem ključa; javni profil djelatnika (vidi odjeljak 6.) briše se izravno u istom postupku u kojem se uništava ključ.

11. Revizije

Izvršitelj obrade stavit će na raspolaganje informacije potrebne za dokazivanje usklađenosti s ovim ugovorom i doprinijet će revizijama koje provodi Voditelj obrade ili revizor kojeg je Voditelj obrade ovlastio, podložno razumnim mjerama zaštite povjerljivosti i sigurnosti.

12. Učinak

Ovaj ugovor čini sastavni dio Uvjeta korištenja. U slučaju nesuglasja u pitanjima zaštite podataka, ovaj ugovor ima prednost.

Prilog 1 — Podizvršitelji obrade

Podizvršitelji obrade koje Izvršitelj obrade angažira radi pružanja usluge, na dan ove verzije.

Podizvršitelj obrade	Što radi	Osobni podaci	Gdje
Hetzner Online GmbH (Njemačka)	Poslužitelji i baza podataka na kojima usluga radi	Svi osobni podaci pohranjeni u usluzi	Europska unija
Scaleway SAS (Francuska)	Pohrana datoteka i isporuka e-pošte koju usluga šalje	Fotografije i dokumenti priloženi kartoteci klijenata, potpisane privole i arhive izvoza; adresa primatelja i sadržaj svake poruke	Amsterdam, Nizozemska (datoteke); Pariz, Francuska (e-pošta)
Backblaze, Inc. (Sjedinjene Američke Države)	Pohrana sigurnosnih kopija	Sigurnosne kopije gore navedenih podataka	Amsterdam, Nizozemska, u pružateljevoj regiji u EU-u, na šifriranim diskovima. Pružatelj ima sjedište u Sjedinjenim Američkim Državama; njegov ugovor o obradi podataka uključuje standardne ugovorne klauzule EU-a
Google Ireland Limited (Irska)	Isporuka push obavijesti u mobilnu aplikaciju (Firebase Cloud Messaging)	Push token uređaja te naslov i tekst svake obavijesti, u kojima se može spomenuti klijent ili termin	Europska unija i Sjedinjene Američke Države. Google LLC certificiran je prema Okviru za privatnost podataka između EU-a i SAD-a. Obavijesti za Appleove uređaje prosljeđuju se putem Appleove usluge push obavijesti

Nisu podizvršitelji obrade. Sljedeći obrađuju osobne podatke u vezi s uslugom, ali ne u ime Voditelja obrade na temelju ovog ugovora:

• Stripe obrađuje plaćanja pretplate koju Voditelj obrade plaća F9.contactu. Voditelj obrade tih podataka je F9.contact; vidi Politiku privatnosti.
• Pružatelj platnih terminala ili računovodstvenog sustava kojeg Voditelj obrade poveže vlastitim računom (primjerice Viva) djeluje za Voditelja obrade na temelju njegova vlastitog ugovora s tim pružateljem.
• Google, kada se korisnik odluči prijaviti Google računom ili povezati Google kalendar, djeluje za tog korisnika.
• Porezna uprava prima fiskalne podatke jer to zahtijeva zakon.