Tretman je lakši dio posla
Piling, depilacija, set trepavica ili microblading stručan je posao i vaš tim ga već zna raditi. Dan zapravo pojede sve oko njega: anamneza koju treba ponovno pitati, privola koju treba potpisati prije nego što krenu igla ili kiselina, test na koži koji možda još vrijedi, a možda i ne, fotografija „prije” na nečijem privatnom mobitelu i serum čiju seriju nitko nije zapisao.
F9.contact taj posao seli na karticu klijenta. Obavi se prije nego što klijent uđe i ostaje uz klijenta kad ode.
Upitnik koji odgovara tretmanu
F9 dolazi s 39 gotovih upitnika: 13 vrsta tretmana, svaki u kratkoj, srednjoj i dugoj verziji, na hrvatskom i engleskom. Za kozmetički salon najvažniji su:
- Opća kozmetika — pilinzi, mikrodermoabrazija, microneedling, LED i čišćenje lica.
- Depilacija — osjetljivost kože, nedavni tretmani i lijekovi koji utječu na kožu.
- Nadogradnja trepavica — reakcije na ljepilo i osjetljivost očiju.
- Microblading i trajna šminka.
- IPL i laser — tip kože, nedavno izlaganje suncu, fotosenzibilizirajući lijekovi.
- Sprej-tan i solarij te masaža.
Svaki predložak polazište je, a ne gotov pravni dokument. Promijenite pitanja, tekst i jezik pa objavite svoju verziju. Pitanja mogu biti kratak ili dug tekst, jedan ili više odabira, da/ne, datum ili fotografija. Kratka verzija odgovara klijentu koji se vraća, a duga prvom dolasku ili promjeni tretmana.
Sami odlučujete koliko se često svaki upitnik ispunjava iznova, od 1 do 60 mjeseci ili samo jednom. Najnoviji odgovori zamjenjuju prethodne. Objavljeni upitnik može zadržati rezervaciju dok nije odgovoren ili samo prikazati upozorenje, ovisno o tome koliko strogo želite voditi taj tretman.
Nema potpisa, nema tretmana
F9 unaprijed priprema polazne predloške privola za nadogradnju trepavica, microblading i trajnu šminku, IPL i laser te opću privolu za estetsku medicinu, uz privolu za kemijsko bojanje kose. To su nacrti, a ne gotov pravni tekst, pa ih prije objave zamijenite vlastitim. Možete sastaviti i bilo koju drugu privolu koja vašem salonu treba. Svaka privola ima verzije, priprema se na hrvatskom i engleskom i ima rok valjanosti koji sami birate.
Klijent potpisuje na svojem mobitelu upisom imena i izričitim pristankom. Vrijeme i podaci o uređaju zapečaćeni su zajedno s točnim tekstom na koji je pristao. Ako se išta poslije izmijeni, pečat više ne odgovara, a potpisani PDF preuzimate kad god vam zatreba.
Kad je privola povezana s uslugom, rezervacija te usluge ne može se potvrditi dok klijent nema važeći potpis u evidenciji. Recepcija šalje jednokratnu poveznicu koja klijenta odvede ravno na pravi obrazac. Poveznica prestaje vrijediti nakon 72 sata ili čim se iskoristi.
Ljepilo za trepavice i boja: testovi na koži u evidenciji
Ljepilo za trepavice i boja za obrve i trepavice dva su proizvoda uz koja test na koži najviše znači, a čist rezultat s jednom markom ne govori ništa o sljedećoj. Zato F9 ne čuva samo kvačicu u kućici. Svaki test navodi proizvod na kojem je rađen (marku, liniju i šifru) i kategoriju alergena koja se provjerava, uz terapeutkinju koja ga je radila te vrijeme nanošenja i očitanja.
Ishod je na čekanju, prošao, pao ili neodređen, uz šifrirane bilješke o reakciji i neobaveznu fotografiju kože. Test koji prođe ima rok valjanosti, pa terapeutkinja na dan nadogradnje trepavica ili bojanja vidi vrijedi li test u evidenciji još. Zapisi ostaju na kartici i kad klijent prestane dolaziti, kao dio vaše povijesti o tome što je i kada napravljeno.
Prije i poslije, samo za vaše oči
Rezultati su razlog zbog kojeg se klijenti vraćaju, a fotografije ih pokazuju. F9 parove fotografija prije i poslije čuva na kartici klijenta, uz posjet kojem pripadaju i sa šifriranim opisom. Stoje u privatnoj pohrani u EU i otvaraju se samo kroz poveznice koje istječu. Vide ih samo djelatnici kojima to dopustite, pa nikad ne završe u galeriji mobitela pokraj nečijih fotografija s godišnjeg.
Terapeutkinje mogu na kartici ostaviti i privatne bilješke („reagira na parfeme”, „voli hladniju sobu”) i kratku samoprocjenu svakog posjeta, vidljivu timu, a nikad klijentu.
Serije proizvoda, rokovi trajanja i stvarni trošak tretmana
Serumi, kiseline i ljepila za trepavice imaju rok trajanja, a broj serije važan je kad klijent pita što mu je stavljeno na kožu. F9 po proizvodu može pratiti serije i rokove trajanja. Prvo izdaje seriju kojoj rok najprije istječe, a izvješće o skorom isteku pokazuje što treba potrošiti ili vratiti.
Recept usluge navodi što tretman troši: otopinu za piling, neutralizator, vosak, uloške. Ti se proizvodi automatski skidaju sa zalihe kad se račun plati, pa stanje zalihe odgovara onome što je stvarno potrošeno. Zalihu za rad možete držati odvojeno od police za prodaju, upozorenja o niskoj zalihi javljaju što nestaje, a dobavljači i narudžbenice na istom su mjestu.
Serije tretmana kao paketi (Pro+)
Mnogi kozmetički rezultati dolaze iz serije tretmana, a ne iz jednog posjeta: šest pilinga, niz laserskih tretmana, mjesečni tretman lica. Na paketu Pro+ F9 ih prodaje kao pakete usluga (unaprijed plaćeni skupovi fakturirani prema hrvatskim SPV pravilima uz unaprijed plaćen PDV), kao članstva s uključenim uslugama i popustima za članove te kao darovne kartice. Klijenti preostale termine vide u svojem portalu. Naplata stavlja tretmane i kozmetiku za prodaju na jedan račun i izdaje fiskalizirani račun s JIR-om, ZKI-jem i QR kodom; potreban je vaš FINA certifikat.
Raspored koji odgovara sobama za tretmane
Klijenti jedan ili više tretmana u jednom terminu rezerviraju na vašoj stranici za rezervacije, gumbom „Rezerviraj” na vašoj web-stranici ili preko QR koda. Mogu odabrati terapeutkinju ili prvi slobodan termin. Za seriju tretmana djelatnice odjednom rezerviraju ponavljajuće termine. Svaka terapeutkinja ima svoje smjene, pauze i odsutnosti. Ako imate više lokacija, svaka ima svoj tim i kalendar, a sve dijele istu bazu klijenata.
Podaci klijenata pod vašom kontrolom
Stanje kože, lijekovi i fotografije osjetljivi su osobni podaci. F9 podatke klijenata šifrira ključem koji pripada samo vašem salonu, čuva ih u EU i omogućuje vam da složite uloge, pa recepcija može voditi raspored bez uvida u bilješke o tretmanima. Klijenti svoje podatke mogu sami preuzeti ili obrisati u svojem portalu. Brisanje uklanja njihov identitet nakon 30-dnevnog roka za predomišljanje, a vaši zapisi o tretmanima čuvaju se prema vašim pravilima o čuvanju podataka.
Spremno od prvog dana
Čarobnjak za postavljanje unaprijed popunjava početni kozmetički cjenik (tretman lica, kemijski piling, depilacija, konzultacije) i jedinice u kojima dolaze vaši proizvodi, pa počinjete doradom cjenika umjesto da ga upisujete od nule.