Pravila privatnosti

Tko smo mi

F9.contact („F9", „mi", „nas") pruža softver za rezervacije, evidenciju klijenata, fiskalnu usklađenost i upravljanje djelatnicima za poslovne subjekte u sektoru osobne njege u Europskoj uniji. Kada ste poslovni subjekt koji posluje na platformi, Vi ste voditelj obrade osobnih podataka svojih klijenata, a F9 djeluje kao Vaš izvršitelj obrade na temelju Ugovora o obradi podataka. Kada podatke o Vama obrađujemo izravno — Vaš račun, naplatu i povijest podrške — F9 je voditelj obrade.

Za podatke o pravnom subjektu, sjedištu i kontakte pogledajte naš Impressum.

Što obrađujemo i zašto

Obrađujemo samo one kategorije osobnih podataka koje su potrebne za pružanje usluge:

• Podaci o računu i identitetu — imena, adrese e-pošte, telefonski brojevi i podaci za prijavu poslovnih subjekata i njihovih djelatnika.
• Podaci o klijentima — koje poslovni subjekti unose o vlastitim klijentima: kontaktni podaci, povijest termina, preferencije, neobvezne profilne fotografije te, za kliničke djelatnosti, odgovori iz upitnika za prijem.
• Podaci o naplati — razina pretplate, status plaćanja i podaci za izdavanje računa. Podatke o platnim karticama obrađuje naš pružatelj usluga plaćanja i nikada se ne pohranjuju na poslužiteljima F9.
• Tehnički podaci — IP adresa, podaci o uređaju i pregledniku te zapisi u revizijskom dnevniku koji bilježe tko je čemu pristupio i kada.

Oslanjamo se na pravne osnove ugovora (radi pružanja usluge na koju ste se prijavili), legitimnog interesa (sigurnost, sprječavanje prijevara, poboljšanje proizvoda) i zakonske obveze (hrvatsko fiskalno i porezno zakonodavstvo o zadržavanju podataka). Kada je potrebna privola — za kolačiće koji nisu nužni — izričito je tražimo.

Kako štitimo osobne podatke

Osobni podaci šifrirani su u mirovanju pomoću enveloping enkripcije AES-256-GCM. Svaki zaštićeni zapis ima vlastiti ključ za šifriranje podataka (Data Encryption Key, DEK), koji je i sam šifriran ključem za šifriranje ključeva (Key Encryption Key, KEK). Primjenjujemo trorazinsku hijerarhiju ključeva:

• ključ na razini platforme za poslovno-kontaktne podatke,
• ključ po poslovnom subjektu za podatke djelatnika i radnika,
• neovisan ključ na razini klijenta za osobne podatke klijenata.

Pretraživa polja poput e-pošte pohranjuju se kao ključem generirani HMAC za pretraživanje te kao zasebno šifrirana vrijednost za prikaz — e-pošta u otvorenom obliku nikada se ne zapisuje na disk. Osobni podaci čuvaju se u EU-suverenoj infrastrukturi, a profilne se slike ponovno kodiraju uz uklanjanje metapodataka i poslužuju isključivo putem kratkotrajnih potpisanih URL-ova.

Jedno je polje namjerno iznimka. Datum rođenja klijenta, kada ga poslovni subjekt bilježi, pohranjuje se nešifriran, u vlastitoj tablici — jedini razlog za pohranu datuma rođenja jest mogućnost postavljanja upita nad njim, primjerice čiji rođendan pada u određenom tjednu, a šifrirane se vrijednosti ne mogu pretraživati, uspoređivati ni razvrstavati po datumu. To je jedini podatak o samoj osobi koji namjerno čuvamo nešifriran, kako bi se mogao pretraživati po datumu (vlastite operativne evidencije poslovnog subjekta o njegovim klijentima — primjerice kada je klijent zadnji put bio u posjetu ili koje usluge preferira — čuvaju se nešifrirane kao vlastite evidencije tog poslovnog subjekta i nisu dio šifriranog zapisa o klijentu); drži se odvojeno od šifriranog zapisa o klijentu umjesto skriven u njemu i podliježe istim kontrolama pristupa i istom smještaju u EU-suverenoj infrastrukturi kao i svaki drugi zapis.

Zadržavanje i brisanje

Poslovni subjekti zadržavaju podatke o klijentima tijekom trajanja svoje pretplate i konfigurabilnog razdoblja mirovanja nakon toga. Zapisi prolaze kroz meko brisanje, zatim razdoblje nakon prestanka, a potom trajno brisanje. Poštujemo hrvatska zakonska razdoblja zadržavanja za fiskalne evidencije, koja imaju prednost pred zahtjevima za brisanje u pogledu podataka obuhvaćenih tim propisima.

Kada se zapis briše, provodimo kriptografsko brisanje: odgovarajući ključ za šifriranje podataka (Data Encryption Key) se uništava, čime šifrirani osobni podaci postaju trajno nepovratni, dok se strukturna povijest rezervacija i revizijskih zapisa koju je poslovni subjekt zakonski obvezan čuvati zadržava bez čitljivog osobnog sadržaja.

Jedina je iznimka gore opisani datum rođenja. Budući da nije šifriran, ne postoji ključ koji bi se uništio, pa se briše izravno: redak se uklanja iz baze podataka kada se zapis briše. Učinak je za ispitanika isti — nakon brisanja datuma rođenja više nema i ne može se povratiti. Vlastite operativne evidencije poslovnog subjekta o klijentu (primjerice datum zadnjeg posjeta ili preferirane usluge) također nisu šifrirane: to su evidencije tog poslovnog subjekta i brišu se prema gore opisanim pravilima zadržavanja tog subjekta, a ne kriptografskim brisanjem.

Vaša prava

U skladu s GDPR-om možete ostvariti sljedeća prava, od kojih su neka dostupna za samostalno korištenje:

• Pravo na pristup i prenosivost podataka (čl. 15. / čl. 20.) — klijenti mogu zatražiti ZIP arhivu svojih osobnih podataka za preuzimanje sa stranice Moji izvozi na portalu; arhiva se izrađuje asinkrono i stavlja na raspolaganje putem vremenski ograničene poveznice za preuzimanje.
• Pravo na brisanje (čl. 17.) — klijenti mogu zatražiti zatvaranje računa potvrđeno e-poštom, nakon čega se osobni podaci kriptografski brišu po isteku razdoblja mirovanja od 30 dana.
• Ispravak, ograničenje i prigovor — obratite se poslovnom subjektu koji čuva Vaš zapis, ili nama kada smo mi voditelj obrade.

Imate i pravo podnijeti pritužbu nacionalnom nadzornom tijelu (u RH: AZOP).

Podizvršitelji obrade

Koristimo ograničen skup provjerenih podizvršitelja obrade — uključujući naše pružatelje usluga oblačne infrastrukture, objektne pohrane, isporuke e-pošte i plaćanja — odabranih prema kriteriju smještaja podataka unutar EU-a kada su uključeni osobni podaci. Obradu naših plaćanja provode Stripe i Revolut. Ažurni popis vodi se u sklopu Ugovora o obradi podataka.

Kolačići

Koristimo nužno potrebne kolačiće za rad stranice te, isključivo uz Vašu privolu, analitičke kolačiće radi razumijevanja korištenja. Pogledajte Politiku kolačića za potpuni popis i način na koji možete promijeniti svoj izbor.

Izmjene ovih pravila

Ova ćemo pravila ažurirati kako se usluga razvija te ćemo revidirati verziju i datum stupanja na snagu prikazane iznad. O bitnim izmjenama obavijestit ćemo vlasnike računa.