Pravila privatnosti

Tko smo mi

F9.contact („F9", „mi", „nas") pruža softver za rezervacije, evidenciju klijenata, fiskalnu usklađenost i upravljanje djelatnicima za poslovne subjekte u sektoru osobne njege u Europskoj uniji. Kada ste poslovni subjekt koji posluje na platformi, Vi ste voditelj obrade osobnih podataka svojih klijenata, a F9 djeluje kao Vaš izvršitelj obrade na temelju Ugovora o obradi podataka. Kada podatke o Vama obrađujemo izravno — Vaš račun, naplatu i povijest podrške — F9 je voditelj obrade.

Za podatke o pravnom subjektu, sjedištu i kontakte pogledajte naš Impressum.

Što obrađujemo i zašto

Obrađujemo samo one kategorije osobnih podataka koje su potrebne za pružanje usluge:

• Podaci o računu i identitetu — imena, adrese e-pošte, telefonski brojevi i podaci za prijavu poslovnih subjekata i njihovih djelatnika.
• Podaci o klijentima — koje poslovni subjekti unose o vlastitim klijentima: kontaktni podaci, povijest termina, preferencije, neobvezne profilne fotografije te, za kliničke djelatnosti, odgovori iz upitnika za prijem.
• Podaci o naplati — razina pretplate, status plaćanja i podaci za izdavanje računa. Podatke o platnim karticama obrađuje naš pružatelj usluga plaćanja i nikada se ne pohranjuju na poslužiteljima F9.
• Tehnički podaci — IP adresa, podaci o uređaju i pregledniku te zapisi u revizijskom dnevniku koji bilježe tko je čemu pristupio i kada.

Oslanjamo se na pravne osnove ugovora (radi pružanja usluge na koju ste se prijavili), legitimnog interesa (sigurnost, sprječavanje prijevara, poboljšanje proizvoda) i zakonske obveze (hrvatsko fiskalno i porezno zakonodavstvo o zadržavanju podataka). Kada je potrebna privola — za kolačiće koji nisu nužni — izričito je tražimo.

Upiti putem naše web-stranice

Kada nam pišete putem obrasca za kontakt ili za dogovor prezentacije na f9.contact, F9 je voditelj obrade podataka koje pošaljete: Vašeg imena, adrese e-pošte, jezika na kojem želite odgovor, poruke te — ako ih odlučite navesti — naziva poslovnog subjekta, telefonskog broja i veličine tima.

Te podatke koristimo kako bismo Vam odgovorili i, ako ste to zatražili, dogovorili prezentaciju; pravna osnova je poduzimanje radnji na Vaš zahtjev prije sklapanja ugovora. Možemo Vam se i naknadno osobno javiti u vezi s Vašim upitom o usluzi; osnova za to je naš legitimni interes da ostanemo u kontaktu s poslovnim subjektima koji su se raspitivali o F9. Tome možete prigovoriti u bilo kojem trenutku i prestat ćemo.

Vaš upit stiže nam kao poruka e-pošte u sandučić našeg tima, na poslužitelju e-pošte kojim sami upravljamo. Ne dodaje se na popis za newsletter ni na bilo koji drugi popis primatelja i njime se ne otvara račun. Čuvamo ga 24 mjeseca nakon naše posljednje prepiske s Vama, a zatim ga brišemo. Kako bismo spriječili zlouporabu obrasca, čuvamo i jednosmjerni otisak Vaše adrese e-pošte, izrađen tajnim ključem — ne samu adresu — i brišemo ga nakon 24 sata.

Možete zatražiti da Vaš upit obrišemo i ranije, ili ostvariti bilo koje od prava opisanih u nastavku, tako da nam pišete na info@f9.contact.

Kako štitimo osobne podatke

Osobni se podaci pohranjuju šifrirani (AES-256-GCM). Svaki je zaštićeni zapis zaključan vlastitim ključem, a taj je ključ zaključan glavnim ključem. Za tri vrste podataka čuvamo zasebne glavne ključeve:

• jedan glavni ključ za kontaktne podatke poslovnih subjekata na platformi,
• glavni ključ za svaki poslovni subjekt, za njegove djelatnike i radnike te njegove vlastite evidencije o klijentima,
• vlastiti glavni ključ za osobne podatke na vlastitim računima klijenata, neovisan o druga dva.

Podaci po kojima trebamo pretraživati, poput adrese e-pošte, pohranjuju se dvaput: kao jednosmjerni otisak izrađen tajnim ključem, kako bi se zapis mogao pronaći, te kao zasebno šifrirana kopija, kako bi se mogli prikazati. Adresa e-pošte nikada se ne zapisuje na disk u čitljivom obliku. Osobni podaci čuvaju se u EU-suverenoj infrastrukturi. Profilne se fotografije ponovno spremaju bez podataka ugrađenih u datoteku (primjerice gdje je i kojim uređajem fotografija snimljena) i prikazuju se isključivo putem poveznica koje se ne mogu krivotvoriti i koje prestaju vrijediti nakon kratkog vremena.

Jedno je polje namjerno iznimka. Datum rođenja klijenta, kada ga poslovni subjekt bilježi, pohranjuje se nešifriran, odvojeno od ostatka zapisa — jedini razlog za pohranu datuma rođenja jest mogućnost pretraživanja po njemu, primjerice kako bi se pronašlo čiji rođendan pada u određenom tjednu, a šifrirane se vrijednosti ne mogu pretraživati, uspoređivati ni razvrstavati po datumu. To je jedini podatak o samoj osobi koji namjerno čuvamo nešifriran, kako bi se mogao pretraživati po datumu (vlastite operativne evidencije poslovnog subjekta o njegovim klijentima — primjerice kada je klijent zadnji put bio u posjetu ili koje usluge preferira — čuvaju se nešifrirane kao vlastite evidencije tog poslovnog subjekta i nisu dio šifriranog zapisa o klijentu); drži se odvojeno od šifriranog zapisa o klijentu umjesto skriven u njemu i podliježe istim kontrolama pristupa i istom smještaju u EU-suverenoj infrastrukturi kao i svaki drugi zapis.

Zadržavanje i brisanje

Poslovni subjekti zadržavaju podatke o klijentima tijekom trajanja svoje pretplate i konfigurabilnog razdoblja mirovanja nakon toga. Zapisi se najprije označavaju kao obrisani i skrivaju, zatim se čuvaju još određeno razdoblje nakon prestanka pretplate, a potom se brišu na način opisan u nastavku. Poštujemo hrvatska zakonska razdoblja zadržavanja za fiskalne evidencije, koja imaju prednost pred zahtjevima za brisanje u pogledu podataka obuhvaćenih tim propisima.

Kada se zapis briše, provodimo kriptografsko brisanje: uništavamo ključ kojim je zapis zaključan, pa se šifrirani osobni podaci više nikada ne mogu pročitati. Koji se ključ uništava, ovisi o tome čiji je zapis:

• Kada klijent zatvori svoj račun, ključ tog računa uništavamo 30 dana nakon što klijent potvrdi zatvaranje: ime, adresa e-pošte, broj telefona i fotografija pohranjeni na računu više se nikada ne mogu pročitati, podaci za prijavu uklanjaju se, a račun se više ne može koristiti. Svaki poslovni subjekt čiji je klijent zadržava vlastitu evidenciju o njemu, primjerice svoje bilješke i alergije koje je zabilježio, zaključanu vlastitim ključem tog subjekta, jer ta evidencija pripada poslovnom subjektu i nije dio klijentova računa. Brišu se samo bilješka poslovnog subjekta o tome kako je klijent za njega saznao i klijentovi odabiri obavijesti za taj subjekt. Račun (potvrda o plaćanju) na kojem je otisnuto klijentovo ime zadržava ga onoliko dugo koliko zakon nalaže čuvati taj račun.
• Kada poslovni subjekt obriše klijenta sa svog popisa klijenata, klijent se odmah skriva. Nakon 365 dana uništavamo ključ kojim su zaključane bilješke i alergije tog subjekta o klijentu, pa se više nikada ne mogu pročitati, a brišu se i vlastite operativne evidencije poslovnog subjekta o klijentu, opisane u nastavku. Ako klijent nema vlastiti račun, a obrisali su ga svi poslovni subjekti kod kojih je bio klijent, ime, adresa e-pošte, broj telefona i fotografija pohranjeni u njegovu zapisu brišu se na isti način 365 dana nakon posljednjeg od tih brisanja.
• Kada poslovni subjekt napusti platformu, nakon njegova odlaska uništavamo glavni ključ tog subjekta, u pravilu po isteku njegova razdoblja mirovanja. Svi osobni podaci zaključani tim ključem — podaci djelatnika i radnika tog subjekta, njegove rezervacije i njegove evidencije o klijentima — tada se više nikada ne mogu pročitati. Zajedno s njim uništava se i ključ podataka kontaktne osobe poslovnog subjekta, a javni profili njegovih djelatnika brišu se izravno.

Zapisi koje zakon nalaže čuvati, primjerice računi, čuvaju se onoliko dugo koliko zakon propisuje, s podacima koje zakon za njih zahtijeva. Rezervacije poslovnog subjekta te povijest rezervacija i revizijski zapisi uz njih vlastita su evidencija tog subjekta, koju on zadržava kada se račun klijenta izbriše ili kada on sam obriše klijenta sa svog popisa klijenata. Ime pod kojim je klijent djelovao u toj povijesti briše se zajedno s njegovim računom. Ako poslovni subjekt obriše klijenta koji ima vlastiti račun, to ime ostaje u povijesti tog subjekta dok se račun ne izbriše ili dok subjekt ne napusti platformu. Kada poslovni subjekt napusti platformu, osobni podaci u njegovim rezervacijama više se ne mogu pročitati, a imena njegovih djelatnika, radnika i klijenata u povijesti rezervacija i revizijskim zapisima zamjenjuju se napomenom da su izbrisana; imena F9-ovih operatera i automatiziranih procesa zadržavaju se.

Jedina je iznimka gore opisani datum rođenja. Budući da nije šifriran, ne postoji ključ koji bi se uništio, pa se briše izravno: uklanja se iz baze podataka kada se zapis briše. Učinak je za ispitanika isti — nakon brisanja datuma rođenja više nema i ne može se povratiti. Vlastite operativne evidencije poslovnog subjekta o klijentu (primjerice datum zadnjeg posjeta ili preferirane usluge) također nisu šifrirane: to su evidencije tog poslovnog subjekta i brišu se prema gore opisanim pravilima zadržavanja tog subjekta, a ne kriptografskim brisanjem.

Zahtjevi za rezervaciju koji još nisu potvrđeni. Kad netko zatraži termin na stranici za rezervacije nekog poslovnog subjekta ili rezervira s računom čija e-mail adresa još nije potvrđena, podaci koje upiše (ime, e-mail adresa, broj telefona i eventualna napomena) čuvaju se šifrirani u kratkotrajnoj pohrani zahtjeva dok se adresa ne potvrdi. Do tada ništa nije rezervirano i poslovni subjekt ne zna za zahtjev. Podaci se brišu čim se zahtjev potvrdi, čim se pokaže da je termin zauzet ili čim istekne rok za potvrdu — najkasnije 24 sata nakon slanja zahtjeva — a zapis o tome kako je zahtjev završio, koji ne sadrži osobne podatke, briše se 24 sata nakon toga.

Vaša prava

U skladu s GDPR-om možete ostvariti sljedeća prava, od kojih su neka dostupna za samostalno korištenje:

• Pravo na pristup i prenosivost podataka (čl. 15. / čl. 20.) — klijenti mogu zatražiti ZIP arhivu svojih osobnih podataka za preuzimanje sa stranice Moji izvozi na portalu; arhiva se priprema u pozadini i stavlja na raspolaganje putem vremenski ograničene poveznice za preuzimanje.
• Pravo na brisanje (čl. 17.) — klijenti mogu zatražiti zatvaranje računa potvrđeno e-poštom; po isteku razdoblja mirovanja od 30 dana osobni podaci računa kriptografski se brišu, kako je opisano pod Zadržavanje i brisanje. Za brisanje evidencije koju o Vama vodi pojedini poslovni subjekt obratite se tom subjektu.
• Ispravak, ograničenje i prigovor — obratite se poslovnom subjektu koji čuva Vaš zapis, ili nama kada smo mi voditelj obrade.

Imate i pravo podnijeti pritužbu nacionalnom nadzornom tijelu (u RH: AZOP).

Podizvršitelji obrade

Koristimo ograničen skup provjerenih podizvršitelja obrade — za smještaj poslužitelja, pohranu datoteka, isporuku e-pošte, sigurnosne kopije i push obavijesti — odabranih prema kriteriju smještaja podataka unutar EU-a kada su uključeni osobni podaci. Navedeni su, uz to što svaki obrađuje i gdje, u Prilogu 1 Ugovora o obradi podataka. Plaćanja naših pretplata obrađuje Stripe.

Kolačići

Koristimo nužno potrebne kolačiće za rad stranice te, isključivo uz Vašu privolu, analitičke kolačiće radi razumijevanja korištenja. Pogledajte Politiku kolačića za potpuni popis i način na koji možete promijeniti svoj izbor.

Analitika mrežne stranice

Ako u traci za kolačiće na f9.contact prihvatite analitiku, koristimo Google Analytics 4, koji kao naš izvršitelj obrade pruža Google Ireland Limited, kako bismo mjerili korištenje javne mrežne stranice. Voditelj obrade je F9. Podaci su nasumični identifikator posjetitelja pohranjen u kolačiću, stranice koje otvarate, način na koji ste došli te približni podaci o uređaju, pregledniku i lokaciji (na razini države i grada). Google Analytics ne pohranjuje Vašu IP adresu, a mi mu ne šaljemo Vaše ime, adresu e-pošte niti išta što upišete u naše obrasce. Radi isključivo na javnoj mrežnoj stranici — nikada unutar aplikacije, korisničkog portala ili stranice za rezervacije pojedinog salona.

Pravna osnova je Vaša privola, koju možete povući u svakom trenutku putem poveznice Postavke kolačića na dnu svake stranice; tada prestajemo s mjerenjem i brišemo analitičke kolačiće. Google Analytics čuva detaljan zapis svakog posjeta (otvorene stranice i vrijeme) 2 mjeseca, a nasumični identifikator posjetitelja s podacima vezanima uz njega do 14 mjeseci nakon Vašeg zadnjeg posjeta; nakon toga ostaju samo zbirni statistički podaci. Podatke ne koristimo za oglašavanje i nismo uključili Googleove značajke oglašavanja.

Google dio tih podataka može obrađivati u Sjedinjenim Američkim Državama. Google LLC certificiran je prema Okviru za privatnost podataka između EU-a i SAD-a, za koji je Europska komisija utvrdila da pruža primjerenu razinu zaštite.

Izmjene ovih pravila

Ova ćemo pravila ažurirati kako se usluga razvija te ćemo revidirati verziju i datum stupanja na snagu prikazane iznad. O bitnim izmjenama obavijestit ćemo vlasnike računa.