Većina salona ima jedan ekran na recepciji i većina ga koristi na isti način. Netko se ujutro u osam prijavi, najčešće vlasnica, i tablet ostane prijavljen na tu osobu do zatvaranja. Svatko tko prođe pokraj njega upisuje rezervacije, otkazuje termine i naplaćuje kao „vlasnica".
To funkcionira, sve do dana kada trebate znati tko je nešto napravio. U ovom tekstu objašnjavamo koliko vas zajednička prijava košta, kako u F9.contactu radi PIN na zajedničkom tabletu i zašto ga smatramo jednom od najkorisnijih malih mogućnosti u sustavu.
Koliko košta zajednička prijava
Na računima piše krivo ime. Na hrvatskom fiskalnom računu stoji operater koji ga je izdao, a OIB operatera šalje se Poreznoj upravi uz svaki račun. Ako cijeli tim radi pod jednom prijavom, na svakom računu tog dana piše da ga je izdala ista osoba, pa i na onima izdanima dok je ta osoba bila na ručku.
Blagajna nema vlasnika. Kada na zatvaranju nedostaje dvadeset eura, zajednička prijava ne govori ništa. Naplaćivali su svi, a na papiru nitko.
Nitko ne zna odgovoriti na pitanje „tko je otkazao ovaj termin?" Klijentica dođe na termin kojeg više nema u kalendaru. Povijest rezervacije pokazuje tko ju je otkazao, a uz zajedničku prijavu odgovor je uvijek isto ime.
Svi imaju ovlasti vlasnice. Naučnica koja je počela u ponedjeljak može otvoriti izvještaje, popis djelatnika i izvoz klijenata, jer je tablet prijavljen na nekoga tko to smije. Prema GDPR-u, ograničiti tko vidi podatke o klijentima odgovornost je salona.
Lozinka postaje zajednička tajna. Zapisana je na papiriću ili je jednostavno svi znaju. Kada netko ode iz salona, ili je promijenite i javite svima, ili je ne promijenite.
Očito rješenje, da se svatko odjavi i ponovno prijavi svojom e-poštom i lozinkom, ne preživi gužvu subotom. Nitko ne upisuje lozinku od dvanaest znakova dok klijent čeka na pultu. Zato zajednička prijava ostaje.
Kako radi PIN
Ideja je jednu prijavu podijeliti na dva pitanja: je li ovo tablet salona i tko upravo stoji za njim?
Postavljanje tableta, jednom
Voditelj pod svojom prijavom otvori Postavke → Uređaji, doda uređaj („Tablet na recepciji") i dobije kod za postavljanje. Kod se prikazuje jednom i može se iskoristiti jednom. Netko ga upiše u tablet, a tablet zatim čeka: ne može se koristiti dok ga voditelj ne potvrdi na popisu uređaja. Kod koji je netko načuo ili fotografirao bez te potvrde ne vrijedi ništa.
Ne treba vam posebna oprema. Uređaj salona može biti bilo koji tablet ili računalo s preglednikom.
Svatko postavlja svoj PIN
Svaki se djelatnik jednom prijavi svojom e-poštom i lozinkom i odabere PIN, koji potvrdi lozinkom. F9 odbija očite izbore: iste znamenke, nizove poput 1234 i druge česte kombinacije.
Voditelj ne može vidjeti ničiji PIN niti ga postaviti umjesto djelatnika. Ako ga netko zaboravi, voditelj ga poništi, a djelatnik odabere novi. PIN ostaje nešto što zna samo njegov vlasnik, a upravo je to uvjet da se rad može pripisati osobi.
Radni dan
Otad se tablet otvara na zaslonu koji pita „Tko je na blagajni?" i prikazuje tim. Dodirnete svoje ime, upišete PIN na zaslonu ili tipkovnici i radite pod svojim imenom. Kada odlazite od pulta, pritisnete Zaključaj, a sljedeća osoba napravi isto.
Ako tablet nekoliko minuta nitko ne dira, upozori da će se zaključati i zatim se zaključa sam. Tablet bez nadzora sam se vraća na zaslon „Tko je na blagajni?".
Što se mijenja kod rezervacija
Svaka rezervacija koja se na zajedničkom tabletu upiše, potvrdi, otkaže ili označi završenom bilježi se uz osobu koja je to napravila, a isto vrijedi i za promjenu usluga na njoj. Kada klijentica kaže „ali ja nisam otkazala", povijest te rezervacije pokazuje tko jest i kada. Rijetko je riječ o traženju krivca. Češće to znači da možete pitati pravu kolegicu što je dogovoreno, a ne cijeli tim.
Druga je promjena pristup. Tablet svakoj osobi prikazuje ono što joj uloga dopušta. Recepcionerka vidi kalendar i popis klijenata; voditelj koji minutu kasnije preuzme isti tablet vidi i izvještaje i postavke. Više ne birate između toga da svi imaju ovlasti vlasnice i toga da jedino vlasnica smije za pult.
Što se mijenja kod računa i blagajne
Budući da je osoba za tabletom stvarni korisnički račun djelatnika, račun izdan na tabletu nosi tu osobu kao operatera, s njezinim OIB-om u poruci Poreznoj upravi. To je ono što propisi o fiskalizaciji i očekuju: operater na računu osoba je koja ga je izdala. Što sve račun mora sadržavati, objašnjavamo u uvodu u hrvatsku fiskalizaciju.
Isto vrijedi za sve oko računa:
- Svaka prodaja bilježi se uz osobu koja ju je naplatila.
- Izvještaj blagajne na zatvaranju može dan prikazati po osobama, ako to uključite.
- Zapisnik promjena navodi osobu koja je nešto promijenila, a ne korisnički račun na koji je tablet slučajno bio prijavljen.
Što se mijenja kod podataka o klijentima
U popisu klijenata salona nalaze se imena i brojevi telefona, a često i bilješke o alergijama i tretmanima. GDPR od svakog poslovnog subjekta u EU-u traži da pristup osobnim podacima imaju samo oni kojima su potrebni za posao i da može pokazati kako te podatke štiti. Jedna prijava za cijeli tim ne ispunjava ni jedno ni drugo: svi vide sve, a ništa ne pokazuje tko je što promijenio.
Uz PIN svaki djelatnik radi pod svojim korisničkim računom i sa svojom ulogom, a njegove se promjene bilježe uz njegovo ime. Salon time sam po sebi nije usklađen s propisima. Ipak, osobni korisnički računi i ograničen pristup među prvim su stvarima o kojima će vas pitati svatko tko provjerava kako štitite podatke. Što još uredba traži od vas, objašnjavamo u praktičnom vodiču kroz GDPR.
Je li PIN od četiri znamenke dovoljno siguran?
Sam za sebe, na otvorenom internetu, nije. Ovdje se tako i ne koristi.
PIN vrijedi samo na tabletu koji je potvrdio vaš voditelj. Tko sazna PIN kolege, ne može ga upotrijebiti od kuće, s mobitela ni s bilo kojeg uređaja koji salon nije postavio. Izvan uređaja salona ulazi se jedino e-poštom i lozinkom.
Pogađanje se brzo prekida. Pet pogrešnih pokušaja zaključava PIN te osobe, prvi put na minutu, a svaki sljedeći put na dulje. Ako se u nekoliko minuta upišu pogrešni PIN-ovi za više različitih osoba, a tako izgleda isprobavanje svačijeg datuma rođenja, tablet se u cijelosti odjavljuje i voditelj ga mora ponovno postaviti.
PIN-ovi se ne čuvaju u čitljivom obliku. F9 čuva jednosmjerni sažetak svakog PIN-a, pa ga nitko ne može pročitati: ni vlasnica, ni voditelj, ni mi.
Izgubljeni tablet rješava se jednim klikom. Voditelj na popisu uređaja pritisne Opozovi i tablet se odmah odjavljuje, zajedno sa svima koji na njemu rade. Tablet koji nitko nije koristio trideset dana sam prestaje biti pouzdan uređaj; onaj koji se koristi svaki dan ne treba ponovno postavljati.
Svaki se pokušaj bilježi. Uspješni i neuspješni unosi PIN-a, zaključavanja te dodavanje i opoziv uređaja upisuju se u zapisnik promjena.
Što PIN ne može
PIN je kratka tajna koja se upisuje na javnom mjestu. On razdvaja rad poštenih kolega i otežava da netko radi pod tuđim imenom. Neće zaustaviti osobu koja gleda kolegicu dok upisuje PIN pa ga upotrijebi dok je ona na pauzi. Većinu tog rizika pokrivaju dvije navike: nitko ne dijeli svoj PIN i svatko pritisne Zaključaj kada odlazi od pulta. Automatsko zaključavanje tu je za trenutke kada netko zaboravi.
PIN ne zamjenjuje ni lozinku. Vlasnici i djelatnici koji rade sa svojeg prijenosnog računala ili mobitela i dalje se prijavljuju e-poštom i lozinkom, kao i dosad. PIN postoji za onaj jedan uređaj koji dijeli više ruku.
Kako početi
- U Postavke → Uređaji dodajte tablet i u njega upišite kod za postavljanje.
- Potvrdite tablet na popisu uređaja.
- Zamolite svakog djelatnika da se jednom prijavi svojom lozinkom i odabere PIN.
- Dogovorite jedno pravilo: pritisni Zaključaj kada odlaziš od pulta.
Od sljedećeg jutra tablet pita tko je na blagajni, a svaka rezervacija i svaki račun nose pravo ime. Na stranici Tim i smjene vidi se gdje se PIN uklapa uz uloge, smjene i slobodne dane, a stranica Sigurnost i povjerenje objašnjava kako F9 štiti podatke iza svega toga.